Wilma – Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Tausta

Kun käytät Wilmaa, sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tuotteessa. Tämä tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään mitä henkilötietoja sinusta kerätään, miksi henkilötietoja kerätään ja miten Visma Aquila Oy (“Visma”) käsittelee, suojaa, säilyttää, siirtää sovelluksesta ja poistaa henkilötietosi.

Henkilötiedot ovat tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa, kuten sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero.

2. Miten voit olla yhteydessä Vismaan?

Mikäli sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai muusta Wilman tietosuojaan liittyvästä aiheesta, voit olla yhteydessä:

Visma Aquila Oy
Keskuskatu 3
00100 Helsinki

Tietosuojavastaava:
Johanna Vertanen, privacy.aq@visma.com
Vaihtoehtoisesti voit käyttää tätä lomaketta.

3. Visma henkilötietojen käsittelijänä

Wilmaa ylläpitävä oppilaitos tai kunta on henkilötietojen rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita käsitellään Wilmassa. Näissä tapauksissa Visma on henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee henkilötietoja oppilaitoksen tai kunnan puolesta ja tämän ohjeiden mukaisesti. Saadaksesi aiheesta lisätietoja, olethan ensisijaisesti yhteydessä Wilmaa ylläpitävään tahoon (oppilaitos tai kunta).

Mikäli haluat vedota henkilötietojen käsittelyyn liittyviin oikeuksiisi Wilmassa, sinun tulee olla yhteydessä oppilaitokseesi tai kuntaasi.

4. Visma henkilötietojen rekisterinpitäjänä

Tietyissä tapauksissa Visma toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä sovelluksessa käsiteltäville henkilötiedoille. Visma toimii rekisterinpitäjän silloin, kun Visma määrittelee mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Kun Visma toimii rekisterinpitäjänä sovelluksessa käsiteltäville henkilötiedoille, soveltuu tämän tietosuojaselosteen kohta 4. Verkkosivujamme ja asiakasorganisaatioitamme koskevan tietosuojaselosteen löydät täältä.

4.1. Käsittelytoimet

Visma käsittelee henkilötietojasi Wilmassa seuraavasti:

Tietoturva

Visma käsittelee henkilötietoja havaitakseen, vähentääkseen ja estääkseen turvallisuusuhkia ja väärinkäytöksiä sekä suorittaakseen tarpeellisia ylläpito- ja korjaustoimenpiteitä. Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluvat sähköpostiosoite (kirjautumistunnus), käyttäjä- ja verkkoliikennetiedot, kuten käyttäjätunnus, IP-osoite ja laitteen tiedot.

Käsittelyperuste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etumme (GDPR 6. Artikla, kohta 1 f). Oikeutettu etumme on ylläpitää turvallista ympäristöä asiakkaillemme, käyttäjillemme ja liiketoiminnallemme.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, ja henkilötietosi poistetaan normaalisti 2 vuoden kuluttua.

Tuotteen parantaminen

Visma pyrkii jatkuvasti parantamaan ja kehittämään tuotteiden ja palveluiden laatua, toiminnallisuutta ja käyttäjäkokemusta. Tähän tarkoitukseen ei kerätä henkilötietoja. Kerättävä tieto on anonyymiä tilastotietoa, joka osoittaa miten ohjelmistoa käytetään, ja anonyymiä tietoa tuotteessa sattuneista virhetilanteista, jotta voimme ratkaista teknisiä virhetilanteita.

Käsittelemme tuotteen parantamiseen kerättyä tietoa vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja säilytetään kolme vuotta, jonka jälkeen kaikki tiedot poistetaan.

4.2. Kuinka henkilötietojasi jaetaan muille tahoille

Visma Aquila Oy on osa Visma-konsernia, johon kuuluu useita yhtiöitä. Yleiskuvan ja läpinäkyvyyden ylläpitämiseksi saatamme jakaa henkilötietojasi Visma-konsernin eri yritysten kesken.

Visma voi myös jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa yhteyksissä:

Käsittelijät

Visma käyttää käsittelijöitä henkilötietojen käsittelyssä. Nämä käsittelijät ovat tyypillisesti pilvipohjaisten palvelujen tai muiden IT-palvelujen toimittajia. Kun käytämme käsittelijöitä, Visma solmii tietojenkäsittelysopimuksen turvatakseen tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi. Jos käsittelijä sijaitsee EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme lailliset perusteet tällaisille kansainvälisille siirroille puolestasi, esimerkiksi käyttämällä EU:n mallilausekkeita. Voit pyytää lisätietoja käsittelijöistämme ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 2 kuvatulla tavalla.

Liikekumppanit

Visma voi jakaa henkilötietojasi kumppaneiden kanssa, jos tämä on liiketoiminnallisesta näkökulmasta perusteltua ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista.

Viranomaiset

Poliisi ja muut viranomaiset saattavat pyytää pääsyä henkilötietoihin Vismalta. Näissä tapauksissa luovutamme tietoja vain, jos siihen on olemassa tuomioistuimen määräys tai muu vastaava velvoite.

4.3. Sinun oikeutesi

Voit vedota seuraaviin oikeuksiin siltä osin kun Visma käsittelee henkilötietojasi rekisterinpitäjänä:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin. Sinulla on oikeus pyytää kopio niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta.
• Oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötiedoissasi olevien virheiden oikaisemista. Jos sinulla on käyttäjätili sivustoillemme tai palveluihimme, pystyt yleensä tekemään tämän asetuksista (“Tilisi” tai “Profiilisi” -osiot).
• Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää Vismaa poistamaan sinua koskevat henkilötiedot.
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista. Sinulla on oikeus pyytää Vismaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus pyytää tietojen siirtämistä. Sinulla on oikeus pyytää meitä luovuttamaan sinulle tai muille sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytössä olevassa ja koneluettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa Visman tekemää henkilötietojesi käsittelyä kun henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, Vismalle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai Visman oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tai suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Huomaathan, että edellä mainittuihin oikeuksiin saattaa liittyä tiettyjä poikkeuksia tai rajoituksia, jotka voivat olla voimassa riippuen kunkin yksittäistilanteen olosuhteista. Tällaisissa tapauksissa annamme sinulle yksityiskohtaista tietoa sovellettavasta poikkeuksesta tai rajoituksesta ja autamme sinua käyttämään oikeuksiasi mahdollisimman laajasti sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti.

Voit lähettää tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt sähköpostiosoitteeseen privacy.aq@visma.com tai käyttää tätä lomaketta.

Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle Visman toteuttamasta henkilötietojesi käsittelystä.

5. Päivitykset

Kannustamme sinua lukemaan tietosuojaselosteen tasaisin väliajoin. Mikäli teemme merkittäviä muutoksia tietosuojaselosteeseen, jotka olennaisesti vaikuttavat tietosuojaan liittyviin käytäntöihimme, ilmoitamme sinulle näistä muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 7.5.2025.